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Qui garde quoi, combien de temps : le dossier de l’enfant, du papier au numérique

Loi et règlement Par Eric Rousseau · 31 octobre 2026 · Mis à jour le 1 novembre 2026 · 10 min de lecture
Pile de chemises de documents blanches sur fond blanc
En bref

Ça dépend du document : la fiche d’assiduité se garde 6 ans, la fiche d’inscription retourne au parent, le dossier éducatif se détruit après 1 an.

« L’enfant est parti depuis deux ans. Est-ce que je peux supprimer son dossier ? » Pas tout, et pas encore. Le dossier d’un enfant en service de garde n’est pas un seul document avec une seule date de péremption : c’est une pile de papiers et de fichiers qui obéissent chacun à leur propre règle. La fiche d’assiduité se conserve 6 ans après la fin des services. La fiche d’inscription doit être remise au parent. Le dossier éducatif retourne au parent en original, et votre copie se détruit après 1 an. Le dossier du parent qui reçoit la contribution réduite se garde 6 ans, et votre registre des incidents de confidentialité au moins 5 ans. Personne n’avait encore mis ces durées dans un seul tableau pour les services de garde du Québec. Le voici, avec la source de chaque ligne, relue sur LégisQuébec le 31 octobre 2026.

Rangée de rayonnages mobiles d'archives dans une salle de conservation

Un dossier d’enfant se conserve, se remet au parent ou se détruit selon des durées précises ; une salle d’archives n’est pas un entrepôt sans fin.

Le tableau de conservation, document par document

Document Ce qu’il contient Combien de temps, et quoi en faire Source
Fiche d’inscription Nom, date de naissance, adresse et langue de l’enfant ; coordonnées du parent, de la personne autorisée à venir le chercher et d’un contact d’urgence ; instructions en cas d’urgence ; santé et alimentation ; médecin ou infirmière praticienne Signée par le parent, conservée sur les lieux, puis remise au parent quand les services ne sont plus requis Règlement, art. 122
Fiche d’assiduité Noms du parent et de l’enfant ; présences et absences par journée ou demi-journée ; date de fin des services Signée par le parent toutes les 4 semaines (2 en milieu familial), conservée 6 ans après la fin des services Règlement, art. 123
Dossier éducatif Identité de l’enfant et du parent, date de début, portraits périodiques du développement, documents liés à un soutien particulier Original remis au parent à la fin des services ; copie conservée 1 an, puis détruite LSGEE, art. 57.1 ; Règlement, art. 123.0.1 et 123.0.6
Preuve de transmission du portrait Trace de l’envoi de la copie du portrait au parent (15 décembre et 15 juin) L’année qui suit la fin des services Règlement, art. 123.0.4
Dossier du parent (contribution réduite) Demande d’admissibilité, entente de services, pièces justificatives 6 ans, à l’établissement principal (au bureau coordonnateur en milieu familial) Québec.ca, gestion des admissions et des ententes
Dossier du personnel Preuves de qualification, attestation d’absence d’empêchement, déclaration d’empêchement potentiel et résolution du CA 3 ans après la cessation des services de l’employé Règlement, art. 25 et 26
Registre des incidents de confidentialité Description, dates, nombre de personnes, évaluation du risque, mesures prises Au moins 5 ans après la prise de connaissance de l’incident Loi sur le privé, art. 3.8 ; Règlement sur les incidents de confidentialité, art. 7 et 8
Tout autre renseignement personnel Courriels, photos, notes, consentements Détruit ou anonymisé dès que la finalité est accomplie, sauf délai prévu par une loi ; ce qui a servi à une décision se garde au moins 1 an Loi sur le privé, art. 11 et 23

Une nuance qui compte : la fiche d’inscription et le dossier éducatif ne sont pas à « détruire », ils sont d’abord à remettre au parent. Beaucoup de services de garde les gardent par réflexe, pour se protéger. Le règlement dit l’inverse : ils appartiennent à la famille.

Pourquoi ces papiers sont parmi les plus sensibles de votre installation

Relisez la colonne « ce qu’il contient » : adresse de la famille, personnes autorisées à venir chercher l’enfant, allergies, état de santé, nom du médecin, et deux fois par année un portrait de son développement. Ce sont exactement les renseignements que la Loi sur le privé qualifie de sensibles, ceux qui, de par leur nature médicale ou intime, suscitent un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée (art. 12). Le cas de La Place 0-5 en mai 2021 l’a montré : des dossiers d’enfants téléchargés par un tiers, puis trois ans de procédures. Moins vous gardez longtemps, moins il y a de choses à voler.

Qui peut écrire au dossier, qui peut le lire

Le règlement dit aussi qui a le droit d’y toucher, et c’est la partie que les logiciels traduisent le plus mal. Seule une personne qui applique le programme éducatif, ou qui veille à son application, peut inscrire des renseignements au dossier éducatif ; en milieu familial, la responsable reconnue ou son assistante (art. 123.0.2). L’accès, la communication ou la reproduction du dossier sont interdits sans l’autorisation préalable écrite du parent, sauf pour usage interne lié aux services fournis à l’enfant (art. 123.0.7). Et aucun renseignement du dossier éducatif ne peut être communiqué à un tiers sans le consentement du parent, à deux exceptions près : le bureau coordonnateur dans les limites de ses attributions et un inspecteur autorisé (LSGEE, art. 57.1).

Traduit en droits d’accès dans votre logiciel : les éducatrices écrivent et lisent les portraits de leur groupe, pas ceux des autres ; la direction pédagogique voit tout ; l’adjointe, le comptable et le fournisseur de repas ne voient pas le dossier éducatif ; chaque parent ne voit que son enfant ; toute sortie vers l’école, le CLSC ou une orthophoniste s’appuie sur une autorisation écrite et datée.

Ce que ces durées imposent à vos sauvegardes

Le piège le plus fréquent : des sauvegardes gardées « pour toujours », et le dossier réglé à moitié. Les durées jouent dans les deux sens. On ne détruit pas ce qui doit être gardé 6 ans : si votre fournisseur ferme, si vous changez de système ou si un rançongiciel chiffre vos fichiers, les fiches d’assiduité des six dernières années doivent survivre. Exigez un export complet et lisible avant chaque migration, et gardez-en une copie hors ligne. On ne garde pas ce qui doit être détruit après 1 an : une copie du dossier éducatif qui dort dans une sauvegarde de 2019 est une copie que vous n’avez plus le droit de détenir. Donnez donc une rétention à vos sauvegardes, par exemple une copie mensuelle conservée 13 mois, et une copie annuelle des seuls documents à garder 6 ans. Une sauvegarde est une assurance contre la panne ; elle doit tourner et s’effacer. L’archive, elle, se conserve en connaissance de cause, avec une date de destruction.

Numériser le papier : ce que le ministère ne dit pas, et ce que la loi dit

Le règlement dit « conserver », pas « conserver en papier ». Vous pouvez donc numériser une fiche d’assiduité signée et détruire l’original, à une condition posée par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Son article 17 n’autorise la destruction du document source que si le transfert est documenté de façon à démontrer que le document numérisé contient la même information et que son intégrité est assurée ; la documentation mentionne au minimum le format d’origine, le procédé utilisé et ses garanties, et se conserve pendant toute la vie du document. Son article 20 ajoute que, pour les documents dont la loi exige la conservation, il faut tenir à jour des règles préalables à la destruction et protéger les renseignements personnels qu’ils contiennent. En pratique : un registre de numérisation d’une page par lot (date, type de documents, période, nombre de pages, appareil, nom de la personne qui a vérifié la lisibilité, emplacement du fichier, date de destruction des originaux). Sans ce registre, votre PDF reste une copie de travail.

Ce que ça change pour votre service de garde

  1. Faites l’inventaire de ce que vous détenez (2 heures, aucun coût). Un tableur : type de document, où il est (classeur, logiciel, courriel, disque partagé, cellulaire), depuis quand, durée de conservation selon le tableau. Vous trouverez presque toujours des fiches d’enfants partis depuis des années.
  2. Adoptez un calendrier de conservation d’une page (1 heure), approuvé par la direction et connu de tout le personnel. La Commission d’accès à l’information recommande précisément une procédure de gestion documentaire avec des responsables nommés.
  3. Instaurez une journée annuelle de destruction documentée (une demi-journée, en juillet ou en août). Remise de la fiche d’inscription et de l’original du dossier éducatif au parent avec accusé de réception, destruction des copies échues, déchiquetage à coupe croisée. Notez la date et le nombre de dossiers dans un registre de destruction. Si un fournisseur déchiquette pour vous, la CAI demande un contrat écrit qui couvre la confidentialité et le compte rendu de destruction.
  4. Réglez les droits d’accès dans votre logiciel (1 heure avec votre fournisseur) et demandez un rapport des accès. Si le logiciel ne permet pas de limiter le dossier éducatif aux éducatrices du groupe et à la direction, ajoutez la question à votre liste des 12 questions à poser à un fournisseur.
  5. Donnez une durée de vie à vos sauvegardes (30 minutes de configuration) : 13 mois pour les copies courantes, export annuel des fiches d’assiduité conservé hors ligne 6 ans. Vérifiez que l’effacement se fait vraiment.
  6. Tenez un registre de numérisation avant de jeter le premier original papier (15 minutes par lot), et ouvrez votre registre des incidents de confidentialité s’il n’existe pas : un courriel envoyé au mauvais parent y entre, et il se garde au moins 5 ans.

Foire aux questions

Un parent me demande le dossier complet de son enfant deux ans après son départ. Qu’est-ce que je dois avoir ?

La fiche d’inscription et l’original du dossier éducatif auraient dû lui être remis au départ. Il vous reste la fiche d’assiduité, conservée 6 ans, et, s’il reçoit la contribution réduite, son dossier de parent, lui aussi conservé 6 ans. Votre copie du dossier éducatif devait être détruite après 1 an.

Est-ce que je peux garder les dossiers « au cas où » plus longtemps que la durée prévue ?

Non. La Loi sur le privé (art. 23) oblige à détruire ou à anonymiser un renseignement personnel quand les fins de sa collecte sont accomplies, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Garder plus longtemps sans raison légale, c’est détenir des renseignements que vous n’avez plus le droit de détenir.

Mes fiches d’assiduité sont signées sur tablette. Est-ce que la règle des 6 ans s’applique quand même ?

Oui. Le règlement ne distingue pas le support. Assurez-vous que votre logiciel peut produire, pendant 6 ans après le départ de l’enfant, une fiche lisible avec les présences et la signature du parent, et exigez un export complet avant tout changement de fournisseur.

Le bureau coordonnateur ou l’inspecteur peut-il consulter le dossier éducatif sans l’accord du parent ?

Oui, ce sont les deux seules exceptions prévues par la loi (LSGEE, art. 57.1) : le bureau coordonnateur agissant dans les limites de ses attributions et un inspecteur autorisé. Pour tout autre tiers, il faut le consentement écrit du parent.

Transparence

Ce blogue est publié par Amisgest Technologie inc., éditeur de logiciels pour les services de garde éducatifs. Les faits rapportés ici proviennent de sources publiques citées en fin d’article. Une erreur à signaler ? Écrivez à [email protected].

Sources

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