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Un parent ou une RSGE demande son dossier : quoi répondre, selon la CAI

Loi et règlement Par Eric Rousseau · 29 octobre 2021 · Mis à jour le 2 novembre 2026 · 11 min de lecture
Piles de dossiers papier en chemises cartonnées entassées sur des classeurs dans un grand bureau
En bref

Un parent ou une RSGE qui demande son dossier doit recevoir une réponse écrite en 30 jours, sans destruction des documents visés.

Le 20 septembre 2013, un CPE de l’Abitibi-Témiscamingue met fin au contrat d’une famille et renvoie leur garçon. Les parents veulent comprendre. Ils demandent le dossier, une fois par leur avocate, puis deux fois en leur nom. Trois refus en bloc. Un an plus tard, la Commission d’accès à l’information (CAI) tranche : le CPE doit leur remettre les notes d’observation sur leur enfant, mais il peut garder pour lui les notes sur le conflit entre les parents et le personnel.

Cette décision, et deux autres qui visent un bureau coordonnateur (BC) et le registre des responsables de service de garde en milieu familial (RSGE), répondent à une question que chaque direction finit par recevoir : un parent, une RSGE ou une candidate refusée demande « tout ce que vous avez sur moi ». Que répondre, dans quel délai, et qu’est-ce qu’on a le droit de garder ?

Ce qui s’est passé

  • Été 2007 : une candidate RSGE apprend le refus de son accréditation par le CPE Carosse-Citrouille, agréé comme BC (2010 QCCAI 16, par. 13). Le BC avait refusé une première fois puis, après une plainte de la candidate au ministère de la Famille, repris l’évaluation et refusé de nouveau (par. 9 et 10).
  • Ensuite : la candidate demande son dossier. Le BC ne lui renvoie que les documents qu’elle avait elle-même fournis ; c’était, selon la directrice, la première demande d’accès qu’elle recevait (par. 13 et 17). Après une visite du ministère qui lui indique ce qu’un BC doit conserver, le BC fait déchiqueter la grille d’évaluation, entre sa réponse et l’audience (par. 18 et 19).
  • 8 janvier 2010 : la CAI conclut que l’entreprise « a contrevenu aux prescriptions de l’article 36 de la Loi sur le privé », sans mauvaise foi, et cesse d’examiner l’affaire, faute de documents (2010 QCCAI 16, par. 28 à 33).
  • 14 mai 2012 : un chercheur demande au ministère de la Famille, entre autres, les codes postaux et les dates de reconnaissance des services de garde en milieu familial (2015 QCCAI 188, par. 1).
  • 20 septembre 2013 : renvoi de l’enfant au CPE Vallée des Loupiots. Demandes d’accès les 9 octobre et 8 novembre 2013, puis le 13 janvier 2014 ; refus les 29 octobre et 25 novembre 2013, puis le 27 janvier 2014 (2014 QCCAI 247, par. 1 à 9).
  • 15 octobre 2014 : la CAI ordonne au CPE de remettre, dans les 30 jours, cinq séries de notes et rapports sur le comportement de l’enfant, et rejette le reste de la demande (2014 QCCAI 247, par. 51 à 53).
  • 14 septembre 2015 : la CAI confirme le refus du ministère. Le code postal d’une RSGE et sa date de reconnaissance sont des renseignements personnels confidentiels (2015 QCCAI 188, par. 58 et 67 à 69).

Les données touchées

Au CPE Vallée des Loupiots, qui compte 12 éducatrices et environ 59 enfants (par. 22), les documents refusés sont au nombre de quatorze : lettres, notes de rencontre, rapports, observations et analyses (par. 24). Treize lettres signées par des membres du personnel refusent leur divulgation (par. 28).

Au BC Carosse-Citrouille, qui supervise 136 RSGE et dirige une garderie d’une soixantaine d’enfants (par. 6), la candidate visait ses notes d’entrevue, le compte rendu de la visite de son milieu et une plainte la concernant. La plainte était verbale ; aucune version écrite n’a jamais existé, selon la directrice (par. 16).

Au ministère, le fichier contient les renseignements de 15 244 RSGE pour 92 000 places (2015 QCCAI 188, note 8). Le registre que chaque BC tient et transmet au ministre contient les noms, le numéro d’assurance sociale et les coordonnées des RSGE, leur date de reconnaissance et le nombre d’enfants qu’elles se sont engagées à recevoir (Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, art. 59).

Coin de rue résidentielle à Québec en automne, maisons de brique et érables colorés
Une RSGE accueille les enfants chez elle : son adresse est celle de sa famille. Photo d’illustration d’une rue de Québec, sans lien avec les décisions citées.

Ce qu’en disent les parents, les experts et les autorités

Ces dossiers n’ont pas été couverts par les médias, à notre connaissance. Les seules réactions publiques sont celles rapportées dans les décisions.

Les parents du CPE Vallée des Loupiots se décrivaient devant la CAI comme des parents engagés, de bonne foi, qui cherchaient d’abord à comprendre les motifs du renvoi (2014 QCCAI 247, par. 33 et 34). Le CPE, lui, plaidait que les notes du personnel révéleraient des renseignements sur les éducatrices et leur nuiraient (par. 35). La CAI a coupé la poire en deux. Les notes sur l’enfant sont des « faits neutres observés en garderie » et doivent être remises aux parents (par. 47). Les notes sur le conflit avec les parents, rédigées au moment du renvoi par un personnel qui craignait des représailles, peuvent être refusées en vertu de l’article 40 (par. 48 à 50).

La candidate RSGE doutait que tous ses documents aient vraiment été détruits. La CAI a cru la directrice, mais rappelé qu’avec ou sans obligation réglementaire de conserver, on ne détruit pas ce qui fait l’objet d’une demande d’accès (2010 QCCAI 16, par. 26 à 29). La candidate a finalement obtenu ces documents par une autre voie : une demande d’accès au ministère, qui en avait pris copie (par. 14 et 24).

Le ministère, dans la troisième affaire, faisait valoir que le législateur n’a pas rendu public le registre des RSGE. La CAI lui donne raison : une RSGE est une personne physique qui offre ses services dans une résidence privée, et son code postal permettrait de connaître l’emplacement de sa résidence (2015 QCCAI 188, par. 58).

Ce que ça enseigne à un CPE québécois

Un CPE, une garderie et un BC sont des entreprises au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ; le ministère, lui, relève de la Loi sur l’accès. Depuis ces décisions, la Loi 25, adoptée en septembre 2021, a modernisé la loi sur le privé. Voici les règles actuelles, relues sur LégisQuébec :

  • Le droit d’accès : sur demande, vous confirmez l’existence des renseignements et vous les communiquez, avec possibilité d’en obtenir une copie (art. 27). Le titulaire de l’autorité parentale peut faire la demande pour son enfant (art. 30).
  • La forme : la demande est écrite, la personne justifie son identité, et elle est adressée au responsable de la protection des renseignements personnels, qui doit l’aider si elle est imprécise (art. 30). Par défaut, ce responsable est la personne ayant la plus haute autorité dans l’entreprise (art. 3.1).
  • Le délai : réponse écrite avec diligence, au plus tard 30 jours après la réception. Le silence équivaut à un refus (art. 32).
  • Les frais : l’accès est gratuit ; des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission peuvent être exigés, à condition d’annoncer le montant approximatif avant (art. 33).
  • Le refus : il est motivé, cite l’article de loi invoqué, indique les recours et leur délai (art. 34). Vous devez refuser ce qui révélerait un renseignement sur un tiers et lui nuirait sérieusement, sauf consentement ou urgence (art. 40). Vous pouvez refuser ce qui risquerait vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l’une ou l’autre des parties a un intérêt (art. 39).
  • La conservation : ce qui fait l’objet d’une demande refusée doit être conservé le temps que la personne épuise ses recours (art. 36). La personne a 30 jours après le refus pour s’adresser à la CAI (art. 42 et 43).

Le réseau a ses propres règles. Le dossier éducatif est remis au parent en original quand les services prennent fin ; vous en gardez une copie un an (Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, art. 123.0.6). La fiche d’inscription est aussi remise au parent (art. 122). Notre article Qui garde quoi, combien de temps donne la durée de chaque document. Attention : un calendrier de conservation ne s’applique plus à un document dès qu’une demande d’accès le vise.

Ce que ça change pour votre service de garde

  1. Publiez qui reçoit les demandes. Le titre et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels doivent être publiés sur votre site (art. 3.1). Ajoutez une ligne dans le guide aux parents et dans le guide des RSGE. Délai : cette semaine. Coût : nul.
  2. Datez et accusez réception le jour même. Inscrivez la date de réception, calculez l’échéance de 30 jours et confirmez-la par écrit au demandeur. Un simple tableau suffit : date, demandeur, documents visés, échéance, réponse.
  3. Gelez le dossier. Dès qu’une demande arrive, suspendez toute destruction des documents visés, papier et numériques, y compris les copies dans les courriels. Le BC Carosse-Citrouille a déchiqueté une grille d’évaluation de bonne foi ; la CAI y a quand même vu une contravention à l’article 36.
  4. Triez document par document, pas en bloc. Séparez ce qui concerne l’enfant ou la personne de ce qui révèle un tiers. Caviardez au lieu de tout refuser. Le CPE Vallée des Loupiots a refusé trois fois le dossier entier ; la CAI en a ordonné une partie.
  5. Motivez chaque refus avec l’article invoqué, les recours et le délai de 30 jours pour saisir la CAI. Une lettre type d’une page, préparée d’avance, vous évitera d’improviser le jour où la demande arrive en plein conflit.
  6. Écrivez vos notes comme si le parent allait les lire. Il les lira probablement. Décrivez des faits observés, datés et neutres : ce sont eux que la CAI a jugés accessibles. Gardez les opinions et les échanges entre collègues hors du dossier de l’enfant.
  7. Au BC, traitez le registre des RSGE comme une liste de domiciles. Ne le transmettez à personne sans fondement légal, envoyez les courriels groupés aux RSGE en copie conforme invisible, et ne publiez pas d’adresses sans le consentement de chaque responsable.

Foire aux questions

Un parent peut-il obtenir les notes d’observation de son enfant ?

Oui, en principe. Dans la décision 2014 QCCAI 247, la CAI a ordonné la remise des notes décrivant le comportement de l’enfant, des faits neutres observés en garderie, même si les parents pouvaient en deviner les auteures. Seules les notes qui révélaient des renseignements sur le personnel et risquaient de lui nuire sérieusement ont pu être refusées.

Combien de temps avons-nous pour répondre ?

Au plus 30 jours après la réception de la demande, par écrit (art. 32 de la Loi sur le privé). Sans réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée, et la personne peut s’adresser à la CAI dans les 30 jours suivants (art. 43).

Une candidate RSGE refusée a-t-elle droit à sa grille d’évaluation ?

La CAI ne l’a pas tranché dans l’affaire Carosse-Citrouille, parce que la grille avait été détruite. Ce qui est clair : sa demande visait des renseignements sur elle, au sens de l’article 27, et le BC ne pouvait pas détruire la grille avant qu’elle ait épuisé ses recours (art. 36).

Peut-on facturer la copie du dossier ?

L’accès est gratuit. Vous pouvez exiger des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission, à condition d’informer la personne du montant approximatif avant de procéder (art. 33).

Transparence

Ce blogue est publié par Amisgest Technologie inc., éditeur de logiciels pour les services de garde éducatifs. Les faits rapportés ici proviennent de sources publiques citées en fin d’article. Une erreur à signaler ? Écrivez à [email protected].

Sources

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