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Au Manitoba, le fichier de 8 900 enfants était chiffré, mais le mot de passe a suivi

Faille de sécurité Par Eric Rousseau · 2 octobre 2023 · Mis à jour le 2 novembre 2026 · 10 min de lecture
Vieux cadenas rouillé qui ferme le loquet d'une porte en bois
En bref

Au Manitoba, un fichier chiffré sur 8 900 enfants handicapés est parti à 100 organismes, suivi du mot de passe aux mêmes destinataires.

Le 26 août 2020, à 8 h 11, le programme Children’s disAbility Services du ministère manitobain des Familles envoie un courriel au Protecteur des enfants et des jeunes du Manitoba. La pièce jointe est chiffrée et contient des renseignements sur 8 900 enfants qui reçoivent des services pour un handicap : nom, sexe, date de naissance, adresse, nature du handicap, dates et types d’évaluations médicales ou psychologiques. Mais une centaine d’organismes et de défenseurs des droits figurent aussi, par erreur, en copie conforme invisible. Quelques instants plus tard, le mot de passe part dans un second courriel, aux mêmes destinataires. Le chiffrement n’a servi à rien.

Le rapport de l’ombudsman du Manitoba, publié le 29 avril 2021, décortique cette erreur d’envoi. Pour un CPE qui transmet des plans d’intervention ou des rapports d’évaluation, c’est une leçon concrète.

Ce qui s’est passé

  • Mars 2020 : avec la pandémie, le programme prend l’habitude d’envoyer des mises à jour à sa liste d’organismes et de défenseurs en copie conforme invisible (Cci), selon le rapport de l’ombudsman.
  • 13 août 2020 : premier avertissement. Un envoi destiné au Protecteur des enfants part déjà en Cci à la même liste. Il ne contient pas de renseignements personnels, et les tentatives de rappel donnent des résultats contradictoires. L’ombudsman y verra une occasion manquée de corriger la pratique.
  • 26 août 2020, 8 h 11 : envoi du courriel chiffré, avec deux pièces jointes, au Protecteur des enfants et à des gestionnaires du ministère, et en Cci par erreur à une centaine de destinataires. Le mot de passe suit dans un second courriel, à la même liste.
  • 8 h 29 : premières tentatives de rappel du message, qui échouent.
  • 8 h 35 : courriel aux destinataires non prévus, qui leur demande de supprimer immédiatement le message et ses pièces jointes. Des appels suivent, consignés dans un registre. Le même jour, le ministère avise volontairement l’ombudsman.
  • 28 août 2020 : communiqué public du gouvernement. Les familles touchées sont appelées, puis reçoivent une lettre.
  • 10 septembre 2020 : l’ombudsman ouvre une enquête systémique en vertu de la loi manitobaine sur les renseignements médicaux personnels (LRMP, en anglais PHIA).
  • 18 mars 2021 : le ministère accepte les neuf recommandations de l’ombudsman.
  • 29 avril 2021 : publication du rapport (dossier 2020-1304).
  • 1er septembre 2023 : rapport de suivi. Sept recommandations sur neuf sont mises en œuvre.

Le rapport décrit les mécanismes en cause. La Cci empêche les autres destinataires de voir la liste : les gestionnaires en copie ne pouvaient donc pas repérer l’erreur. Le personnel répondait à partir d’un courriel original du 30 juin 2020, réutilisé comme fil de discussion, ce qui rendait moins probable une vérification des destinataires avant d’envoyer. Et le mot de passe a suivi le même chemin que le fichier.

Les données touchées

Selon l’ombudsman, le fichier contenait des renseignements médicaux personnels sur 8 900 enfants et jeunes clients du programme : nom, sexe, date de naissance, adresse, nature du handicap, et dates et types d’évaluations médicales ou psychologiques. Le gouvernement a précisé, dans son communiqué du 28 août 2020, qu’il n’y avait ni numéros d’identification médicale, ni numéros d’assurance sociale, ni renseignements financiers.

Les destinataires non prévus étaient des organismes de services et des défenseurs des droits des personnes handicapées, dont la plupart travaillent pour le ministère. Ils ont rapidement signalé l’erreur. En janvier 2021, le programme a confirmé à l’ombudsman que tous avaient été joints et avaient vérifié la suppression.

Vieux téléphone mural noir à cadran dans une cabine téléphonique rouge
Le mot de passe d’un fichier sensible voyage par un autre chemin : un appel, pas le courriel suivant.

Ce qu’en disent les parents, les experts et les autorités

L’ombudsman du Manitoba, dans son communiqué du 29 avril 2021 : « This privacy breach was unprecedented in scope for this province ». En substance, une atteinte à la vie privée d’une ampleur jamais vue dans la province. Elle ajoutait que lorsque les personnes touchées sont des enfants et des jeunes vulnérables, l’impact pour eux et leur famille peut être dévastateur.

Des familles, citées sans être nommées dans le rapport, ont fait part de leurs inquiétudes à l’ombudsman. L’une d’elles : « We trusted that all our information would be kept private and confidential. » En substance : la famille comptait sur la confidentialité de ses informations. Selon le rapport, les familles qui ont appelé voulaient surtout savoir qui avait reçu le dossier de leur enfant et si l’information pourrait un jour être vraiment effacée, ou ressortir des années plus tard et nuire à leur enfant devenu adulte. L’ombudsman juge ces craintes compréhensibles : un accès futur est peu probable, mais on ne peut jamais en être complètement assuré. À sa demande, le ministère a mis en place une façon pour les familles d’obtenir le nom des organismes destinataires.

Le gouvernement du Manitoba, dans son communiqué du 10 septembre 2020, reconnaissait que l’incident avait montré la nécessité de politiques plus solides sur la façon de protéger et de partager l’information. Il annonçait une formation pour le personnel et l’examen plus formel, par son unité de la vie privée, de toute demande de renseignements sur des clients venant d’organismes externes.

Sur la technique, le rapport retient un point précis : le ministère a adopté en novembre 2020 une politique qui prévoit que les mots de passe peuvent être transmis par téléphone quand les destinataires sont peu nombreux. Selon l’ombudsman, si cette méthode avait été utilisée, l’atteinte du 26 août aurait pu être évitée, puisque personne n’aurait appelé les destinataires non prévus pour leur donner le mot de passe.

Le suivi de 2023 note des progrès : politiques revues, formation donnée à 93 % du personnel, comité de gestion de la vie privée. La surveillance des organismes de services sous contrat reste partiellement mise en œuvre.

Ce que ça enseigne à un CPE québécois

Ces renseignements sont parmi les plus sensibles que vous détenez. Un rapport d’évaluation, un diagnostic ou un plan d’intervention d’un enfant à besoins particuliers exige des mesures de sécurité à la hauteur. L’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige des mesures raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements. Plus c’est sensible, plus la barre est haute.

Le dossier éducatif ne circule pas sans autorisation. L’article 57.1 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance interdit de communiquer à un tiers les renseignements du dossier éducatif, sauf exceptions prévues. L’article 123.0.7 du règlement exige l’autorisation préalable écrite du parent pour toute communication ou reproduction de ce dossier, hors usage interne. Un envoi à un CISSS ou à un professionnel doit donc reposer sur cette autorisation, et partir au bon destinataire.

Un envoi raté est un incident de confidentialité. Au sens de l’article 3.6, la communication non autorisée d’un renseignement personnel en est un. Vous l’inscrivez au registre (article 3.8) et vous évaluez le risque (article 3.7). Avec des renseignements de santé sur des enfants, le risque de préjudice sérieux sera souvent difficile à écarter ; si c’est le cas, l’article 3.5 vous oblige à aviser avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

La différence avec le Manitoba : au moment de l’incident, la loi manitobaine n’obligeait pas à déclarer une atteinte à l’ombudsman, comme le note le rapport ; le ministère l’a fait volontairement le jour même. Au Québec, la déclaration à la Commission est obligatoire dès qu’un risque de préjudice sérieux existe.

Ce que ça change pour votre service de garde

  1. Préférez un lien de partage à la pièce jointe. Pour un rapport ou un plan d’intervention, partagez le document dans OneDrive ou Google Drive avec la seule personne visée : un lien « personnes spécifiques » dans OneDrive oblige le destinataire à prouver son identité (code de vérification ou connexion), et vous pouvez retirer l’accès après lecture. Coût : inclus dans les forfaits professionnels courants. Délai : une séance de 30 minutes avec votre fournisseur informatique.
  2. Si vous devez joindre un fichier, chiffrez-le vraiment. Une archive ZIP chiffrée en AES-256 avec 7-Zip (gratuit), un PDF protégé par mot de passe, ou un document Office avec la fonction « Chiffrer avec mot de passe ». Attention : la simple protection d’une feuille Excel contre la modification n’est pas du chiffrement.
  3. Le mot de passe passe par un autre chemin. Un appel au numéro que vous connaissez déjà, ou un texto à un numéro vérifié. Jamais dans le même courriel, jamais dans le courriel suivant, jamais à la même liste de destinataires.
  4. Pas de Cci pour un envoi confidentiel. Un seul destinataire dans le champ « À », vérifié avant d’envoyer. La Cci est utile pour une infolettre, pas pour un dossier d’enfant : elle cache aussi les erreurs.
  5. Écrivez un nouveau message plutôt que de répondre à un vieux fil. Le rapport montre comment la réutilisation d’un courriel original a nui à la vérification des destinataires. Pour un document sensible, partez d’un message vierge et tapez l’adresse.
  6. N’envoyez que ce qui est nécessaire. Un rapport sur un enfant, pas l’extraction complète de tous les enfants suivis. Moins il y a de renseignements dans le fichier, moins l’erreur coûte.
  7. Si l’erreur arrive, faites comme le Manitoba, en mieux. Demandez par écrit la suppression immédiate, y compris dans la corbeille, appelez chaque destinataire, obtenez une confirmation et tenez un registre des appels. Le rappel du message a échoué au Manitoba : ne comptez pas dessus. Notre article sur le courriel envoyé au mauvais parent explique le registre, et celui sur l’avis aux parents ce qu’il faut leur écrire.

Pour un autre exemple de document sensible envoyé par courriel à trop de monde, voyez le cas des numéros d’assurance sociale de parents à Rosemère.

Foire aux questions

Un fichier Excel protégé par mot de passe, est-ce du chiffrement ?

Seulement avec la fonction « Chiffrer avec mot de passe » des versions récentes d’Office, qui empêche d’ouvrir le fichier sans le mot de passe. La protection d’une feuille ou d’un classeur contre la modification ne chiffre pas les données.

Pourquoi éviter la copie conforme invisible pour un document confidentiel ?

Parce que seul l’expéditeur voit les destinataires en Cci. Au Manitoba, les gestionnaires en copie ne pouvaient pas voir qu’une centaine d’organismes recevaient aussi le fichier, selon le rapport de l’ombudsman.

Le rappel d’un courriel envoyé par erreur fonctionne-t-il ?

Rarement hors de votre organisation. Au Manitoba, les tentatives de rappel ont commencé 18 minutes après l’envoi et ont échoué. La demande écrite de suppression, suivie d’un appel et d’une confirmation, reste la mesure utile.

Dois-je aviser la Commission d’accès à l’information si un plan d’intervention part au mauvais destinataire ?

Vous devez inscrire l’incident au registre et évaluer le risque avec votre responsable de la protection des renseignements personnels. S’il y a un risque de préjudice sérieux, ce qui est souvent le cas avec des renseignements de santé sur un enfant, vous devez aviser la Commission et les parents concernés.

Transparence

Ce blogue est publié par Amisgest Technologie inc., éditeur de logiciels pour les services de garde éducatifs. Les faits rapportés ici proviennent de sources publiques citées en fin d’article. Une erreur à signaler ? Écrivez à [email protected].

Sources

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